Alles neu (4/4): Was Du bei der Einführung von Individualsoftware beachten solltest

Mal angenommen: Du hast schon eine ziemlich kluge Geschäftsidee entwickelt, mit der Du Deine Branche demnächst umkrempeln wirst. Und Du weißt auch schon, wie Du diese Idee umsetzen wirst: mit neuer, innovativer Software. Das klingt schon mal vielversprechend! Mindestens eine große Herausforderung erwartet Dich jetzt aber noch: Du musst Deine Individualsoftware zusammen mit einem Entwickler konzipieren – und in Dein Unternehmen (und somit in den Arbeitsalltag) integrieren. Im letzten Teil unserer Reihe „Alles neu“ erfährst Du, wie Du den Nutzen Deiner neuen Software maximierst – während Du sie ins Unternehmen einführst und auch schon während der Konzeption.

Individuelle Software – Wer braucht denn sowas?!

Marius Leuschner (Marketing-Manager, creatale): Hallo Christian.

Christian Dittrich (Geschäftsführer, creatale): Hallo Marius.

Marius: Mal eine dumme Frage.

Christian: Ja?

Marius: Woher weiß ein Unternehmer eigentlich, wenn’s Zeit für ihn oder sie wäre, in eigene Software zu investieren? Ich nehme mal an, die meisten Deiner bisherigen Kunden waren keine IT-Spezialisten…

Christian: So dumm find’ ich die Frage gar nicht. In der Regel kommt die Erkenntnis einfach durch Erfahrung – oder durch Frust. Man muss kein Programmierer sein, um zu wissen, dass einem die richtige Software fehlt. Ich habe schon viele Gründer kennengelernt, die durch Unzufriedenheit auf uns oder auf Individualsoftware generell aufmerksam geworden sind.

Marius: Und woher kommt der Frust?

Christian: Viele meiner Kunden und Bekannten hatten einfach einen Moment im Arbeitsleben, an dem sie dachten: Das muss doch irgendwie besser gehen! Oft sind sie unzufrieden mit den Prozessen in ihrem eigenen Unternehmen. Ich kenne aber auch einige Angestellte, die die Missstände bei ihrem Arbeitgeber irgendwann lange genug gesehen haben und dann lieber selber gründen – weil sie keine Möglichkeit oder Lust haben, in ihrem Job etwas maßgeblich zu verändern.

Marius: Und dann wissen sie automatisch, dass sie für ihre Pläne auch Software brauchen?

Christian: Im Normalfall schon. Sie haben einfach Ideen, die sie bisher nicht so umsetzen konnten. Natürlich habe ich auch schon Kunden betreut, die sich mit Individualsoftware auskannten, aber einfach an die falschen Entwickler geraten sind. Die wünschen sich in erster Linie, dass der Entwicklungsprozess transparenter abläuft und sie in die Planung mehr eingebunden werden. Du musst jedenfalls kein IT-Spezialist sein, um Dir neue Features für Deine Software oder Veränderungen an irgendwelchen Prozessabläufen zu wünschen. Diese Überlegungen kommen von ganz allein, wenn Du Dich gut in Deiner Branche auskennst.

Software bringt’s nur dann, wenn Du sie auch benutzt

Marius: Was würdest Du Unternehmern raten, die ihre Ideen mit einem Entwickler ausformuliert haben und jetzt kurz davorstehen, Individualsoftware in ihr Geschäft zu integrieren?

Christian: Ich würde Ihnen raten, dass sie die Software dann auch wirklich nutzen sollen! *lacht*

Marius: Ist das nicht… selbstverständlich?

Christian: Sollte man meinen, aber das ist leider oft nicht so. Manche Unternehmer tun sich schwer damit, sich auf etwas Neues einzulassen – selbst wenn’s um das eigene Projekt geht. Oft sind es aber auch die Mitarbeiter, die Schwierigkeiten damit haben, sich an neue Software oder neue Features zu gewöhnen. Es ist wichtig, dass Entscheider ihre Mitarbeiter entsprechend motivieren – und natürlich auch selbst mit der neuen Software umgehen können. Ich hab übrigens oft die Erfahrung gemacht, dass Mitarbeitern begeisterter neue Software nutzen, wenn die auch wirklich einen Mehrwehrt bietet. Also wenn sie sich in ihrer Funktion, der Zugänglichkeit oder auch im Interface vom Alten unterscheidet.

Auch wenn’s weh tut – trenn Dich von Deinen Altlasten

Marius: Aber bringt Individualsoftware denn nicht immer einen Mehrwehrt?

Christian: Häufig bringt das Endprodukt so einer exklusiven Softwareentwicklung leider gar keinen Mehrwehrt. Das ist ein großes Problem und liegt fast immer an einer schlechten Konzeption – auch von Seiten des Auftraggebers. Da spielt der Hang zu alten Gewohnheiten mit und natürlich auch die Angst, etwas Altes wegwerfen zu müssen.

Marius: Aber warum sollte ein Unternehmer an seiner alten Software festhalten wollen, wenn er doch für tausende von Euro neue in Auftrag gegeben hat?

Christian: Das klingt erstmal bizarr, aber ich kann’s schon nachvollziehen. Die alte Software wird ja auch Geld gekostet haben. Und dann haben viele Unternehmer eben Probleme damit, sich davon zu trennen. Obwohl das definitiv die vernünftigere Entscheidung wäre! Bei Großinvestitionen, zu denen individuelle Softwareentwicklungen nun mal gehören, sind solche Zweifel ganz normal. Oft taucht dann im Vorfeld oder während der Softwareentwicklung die Idee auf, die neue Software einfach in die alten Prozesse zu integrieren – um so wenig wie möglich von der früheren Investition zu verlieren.

Marius: Das macht ja überhaupt keinen Sinn.

Christian: Das kann schon Sinn machen. Manchmal reicht ein Upgrade der alten Softwarelandschaft völlig aus. Mein Tipp an Unternehmer ist deshalb immer: Macht euch wirklich Gedanken darüber, welche Features ihr braucht. Dazu hilft eine Soll-Ist-Analyse der aktuellen Software. Dabei hilft der Entwickler der individuellen Software für gewöhnlich auch. So finden die Unternehmer ganz schnell heraus: Kann ich meine alte Software behalten? Wenn ja, um was muss ich sie erweitern? Oder wird’s vielleicht doch Zeit für etwas ganz Neues?

Marius: Verstehe. Und was rätst Du Unternehmern, die sich nur schwer von ihren alten Prozessen trennen können?

Christian: Versuche die Situation wie ein Außenstehender zu betrachten oder hol Dir jemanden ins Boot, der das für Dich übernimmt. Dann ist es manchmal einfacher, eine große Entscheidung zu treffen. Sei offen für neue Ideen und schau Dir ganz nüchtern an, was bisher schiefgelaufen ist. Generell solltest Du damit rechnen, dass Du Deine Software immer wieder erweitern oder ersetzen musst. Das vereinfacht Dir den Umwandlungsprozess– und macht es Deinem Softwareentwickler natürlich auch einfacher, Dir das Produkt zu entwickeln, das Du brauchst.

Das Wichtigste

• Überleg Dir bei einer exklusiven Softwareentwicklung genau, was die neue Software können soll! Dazu hilft eine Soll-Ist-Analyse Deiner bestehenden Software, bei der Dir Dein Softwareentwickler normalerweise hilft.
• Sei bereit, Dich vom Alten zu trennen! Betrachte Deine Lage durch die Augen eines Fremden: Macht es wirklich Sinn, die alte Software zu behalten? Wenn ja, wie müsstest Du sie anpassen?
• Nutz die neuen Software-Features in vollem Umfang! Dazu gehört auch, dass Du Dich und Deine Mitarbeiter richtig schulen lässt.

In der nächsten Ausgabe von creatalks sprechen wir mit unserem Gast darüber, wie Du Deine Vorlieben und Talente in Dein Unternehmen integrierst – und so auch eine Zielgruppe ansprichst, mit der Du Dich wirklich identifizieren kannst.